5 điều bạn cần quan tâm khi đi thuê văn phòng

09-06-2021 15:36:52

5 điều bạn cần quan tâm khi đi thuê văn phòng

 

Để thuê được một văn phòng làm việc ưng ý, đảm bảo được những yếu tố thuận lợi để công ty nhanh chóng được đi vào hoạt động. Dưới đây là những bước đầu tiên bạn cần quan tâm để có thể lập kế hoạch và thuê được văn phòng phù hợp với ngân sách của công ty.

1. Ngân sách và thời gian thuê

Đây là khoảng thời gian yêu cầu bạn thể hiện khả năng tìm kiếm thông tin và lên kế hoạch của mình. Chi phí thuê văn phòng luôn là khoản phí lớn tác động đến tài chính của công ty, việc tìm kiếm và tham khảo các mức giá ở văn phòng thuê ở các khu vực sẽ giúp bạn xác định rõ khoản phí cần chi và lên kế hoạch dự tính ngân sách hiệu quả ngay từ ban đầu. 

Tham khảo chi phí thuê của các văn phòng trong cùng khu vực để lên ngân sách hiệu quả ngay từ đầu

Nếu quyết định thuê trong thời gian dài, bạn cần hỏi thêm các thông tin ưu đãi và tính ổn định về giá thuê văn phòng, tăng giảm mỗi năm như thế nào. Ngoài giá thuê, bạn cần lưu ý đến các chi phí dịch vụ khác.

2. Vị trí văn phòng

Bạn có thể dựa vào đặc thù ngành nghề công ty, chiến lược phát triển và quảng bá hình ảnh công ty hay tuân thủ nguyên tắc phong thủy phù hợp để chọn ra vị trí lý tưởng cho văn phòng thuê của mình. Tại các khu căn hộ cao cấp luôn có nhiều dạng văn phòng cho bạn lựa chọn. 

- Đặc thù ngành nghề: Có cần đặt ở vị trí trung tâm, hoạt động kinh doanh sôi động hay cần không gian yên tĩnh, ít dân cư,… cho các hoạt động thư giãn. Tùy thuộc vào lĩnh vực và kế hoạch phát triển của công ty bạn mà bạn có thể nhìn thấy các yếu tố bắt buộc khi thuê văn phòng. Ngoài ra, vị trí thuận lợi cho giao thông cũng là nhân tố ảnh hưởng đến quyết định chọn thuê hay không.

- Chiến lược phát triển và quảng bá hình ảnh công ty: Nếu quy mô công ty bạn lớn, cần đánh bóng thương hiệu, văn phòng đặt tại trung tâm thành phố sẽ tạo uy tín cho công ty, thu hút nguồn nhân lực chất lượng, và dĩ nhiên nếu chọn vị trí ở đây thì chi phí sẽ khá cao. Còn ngược lại, bạn chỉ cần một văn phòng khang trang hoặc một căn nhà phố có vị trí tốt và rẻ thì có thể tham khảo các khu vực cho thuê văn phòng ở các vùng ven.

- Phong thủy: Với những doanh nghiệp kinh doanh thì phong thủy luôn là yếu tố được chú trọng. Chính vì thế trước khi chọn thuê văn phòng, bạn cần chú ý đến cảnh quan xung quanh của tòa nhà bởi trong quan điểm phong thủy thì không gian xung quanh có ảnh hưởng tới vận khí của tòa nhà. Những tòa văn phòng ở phía trước là điểm giao nhau giữa hai con đường bởi như vậy sẽ thu hút được tài lộc và tích tụ được vận may cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, bạn không nên thuê các văn phòng nằm hướng Tây để tránh nắng nóng gay gắt, nhất là vào các ngày hè.

 

3. Diện tích văn phòng

Diện tích văn phòng sẽ xác định dựa trên số lượng nhân viên, kế hoạch chiến lược phát triển lâu dài của công ty. Bạn cần đảm bảo có một khoảng không gian tối thiểu giữa các bàn làm việc và làm việc quá gần nhau có thể làm giảm năng suất.

- Theo nghiên cứu, diện tích trung bình cho không gian cho 1 người làm việc là 4m2, đối với văn phòng cao cấp thường là 8 - 12m2. Như vậy bạn chỉ cần xem xét tổng số nhân viên trong công ty, sau đó nhân lên với diện tích trung bình để ước tính diện tích văn phòng thuê cần thiết.

- Kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty phụ thuộc rất lớn vào diện tích văn phòng, vậy nên bạn cần quan tâm đến điều này trước khi thuê. Nên đưa điều kiện này vào thương lượng với chủ đầu tư nhằm giảm thiểu chi phí phát sinh khi công ty bạn muốn mở rộng quy mô trong thời gian sau.

Lưu ý, có trường hợp khi thuê bạn sẽ phải chi trả diện tích văn phòng sở hữu và cả diện tích sử dụng chung như hành lang, lối đi, khu vệ sinh… Sự chênh lệch giữa việc chi trả hai phần diện tích này có thể lên đến hơn 20% tổng tiền thuê, vì vậy bạn nên tính toán diện tích thật hợp lý và thương thảo kỹ để tránh nảy sinh các mâu thuẫn trong hợp đồng về sau.

4. Trang thiết bị trong văn phòng

Những trang thiết bị hiện đại sẽ giúp bạn làm việc năng suất và hiệu quả hơn. Chính vì vậy, khi đến tham quan văn phòng thuê hãy tranh thủ kiểm tra đường truyền internet, máy in, điện thoại bàn, bàn ghế,… và đảm bảo chúng luôn ở trạng thái tốt. 

Trang thiết bị hiện đại giúp bạn làm việc năng suất và hiệu quả hơn

Ngoài ra, khi chọn thuê văn phòng bạn đừng quên đặt vấn đề được cung cấp đầy đủ các dịch vụ cộng thêm cơ sở hạ tầng, dịch vụ, phí quản lý, giữ xe,… đây là yếu tố quan trọng đem lại sự dễ dàng cho hoạt động của công ty.

5. Thời gian làm việc

Mỗi chủ đầu tư sẽ có những quy định riêng về thời gian làm việc cho các văn phòng. Do đó, tùy theo lượng phân bổ thời gian là 24/24h, hay 8 tiếng/ngày, bạn sẽ phải thương lượng kỹ trong hợp đồng nếu tính chất công việc công ty bạn cần làm thêm giờ thường xuyên, bạn nên dự tính thời gian phát sinh và thương lượng các chi phí ngoài giờ này với chủ tòa nhà.

Văn phòng công ty là bộ mặt và là biểu tượng cho quy mô công ty, thế nên, quá trình tìm kiếm văn phòng thực sự là thử thách không nhỏ. Với tình hình giá thuê giảm như hiện nay, các doanh nghiệp nên thuê sớm và thuê với diện tích lớn.